Projets de transition numérique
Les entreprises veulent bien aller vers le numérique mais le TEMPS de faire le point sur les besoins et les obligations légales, et le TEMPS pour recevoir tous les acteurs du marché, elles se découragent !
Les entreprises sont de plus en plus liées au numérique ! Leur efficience en dépend !
Après une étude concrète et pragmatique de vos besoins et contraintes fonctionnelles, nous suivrons votre stratégie de déploiement en cherchant la solution qui correspond à votre entreprise.
La diversité des offres rend très complexe le choix adapté.
La transition numérique prend du temps. Vous souhaitez avoir une solution pour améliorer vos systèmes informatiques ou votre gestion numérique des documents. Faites appel à une entreprise d’expérience.
Dématérialisation
Dématérialisation des documents :
La dématérialisation est la numérisation des documents entrants et sortants d’une entreprise ou organisation. Les progrès technologiques poussent les entreprises à s’adapter. Les collaborateurs ont pour habitude dans leur vie personnelle d’avoir accès à l’information rapidement voir instantanément. La mise en place peut être globale ou par secteur d’actions ou d’activités.
Courriers numériques ou papiers à numériser
Aujourd’hui, le flux de courrier papier entrant reste conséquent, son traitement est une tâche très chronophage à faible valeur ajoutée.
Les entreprises mobilisent pour cette action un(e) assistant(e) : ouverture des enveloppes ; dispatche par destinataire ; transmission individuelle dans les services de document, si absence le document est stocké dans une bannette.
Après la transition, un(e) assistant(e) sera toujours mobilisé pour numériser les courriers papiers : ouverture des enveloppes ; numérisation ; indexation ; workflow automatique. Le bénéfice se tient dans l’accès immédiat aux documents par les destinataires, et à un suivi fiable des transmissions d’informations.
Les courriers sortants peuvent faire l’objet d’une stratégie impactant le poste de dépenses “Affranchissement”.
Enregistrement et envoi des factures
Plusieurs cabinets renommés ont réalisé des études, Hackett Group, Arthur D. Little, Markess, ils convergent vers un coût moyen de 14€ pour le traitement d’un seul document. (Saisie, approbation, classement, archivage, consultation…).
La gestion des factures fournisseurs dans une solution numérique, permet de mobiliser moins de temps aux comptables et administratifs. La reconnaissance automatique et l’indexation permettent de traiter, de saisir et d’archiver (mettre à disposition) les factures. Ce qui libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des factures clients peut être améliorée par l’automatisation des envois. Les contraintes obligent les entreprises en relation avec l’état (Mairie / CDC / Région…) de transmettre les factures sur un portail (CHORUS), selon les volumes il peut-être stratégique d’opter pour un lien automatisé.
Contrats/Arrêts de Travail/Bulletins…
La loi du 12 mai 2009 règlemente les conditions de la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés. Les entreprises qui ont fait le choix de gérer leurs Ressources Humaines traitent des volumes conséquents d’informations sensibles.
La dématérialisation permet de sécuriser les échanges d’informations, des restrictions d’accès propres aux utilisateurs délimitent la traçabilité des données.
Des solutions d’envois numériques permettent d’éliminer le traitement sensible des bulletins de paie en interne. (Impression sur le copieur commun des bulletins, risque de fuite de données sensibles…)
Work Flow de validation/Classement automatique de documents entrants…
A l’ère du numérique, les utilisateurs prennent l’habitude de trouver tout et tout de suite ! L’archive numérique et le stockage sur un espace cloud répondent à cette attente.
Les commerciaux accèdent aux échanges et documents liés à leurs clients.
Les administratifs sont réactifs et efficaces dans la recherche de documents entrants et sortants.
Les comptables trouvent les factures et justificatifs instantanément, ce qui leur permet de répondre à toutes les sollicitations (fournisseurs, clients, expert comptable… ou en interne)
De la réception du document à son archivage, la nécessité de suivre son cheminement est réglementée, les entreprises doivent s’assurer d’une piste d’audit fiable.
Administratif
Courriers numériques ou papiers à numériser
Aujourd’hui, le flux de courrier papier entrant reste conséquent, son traitement est une tâche très chronophage à faible valeur ajouté.
Les entreprises mobilisent pour cette action un(e) assistant(e) : ouverture des enveloppes ; dispatche par destinataire ; transmission individuelle dans les services de document, si absence le document est stocké dans une bannette.
Après la transition, un(e) assistant(e) sera toujours mobilisé pour numériser les courriers papiers : ouverture des enveloppes ; numérisation ; indexation ; workflow automatique. Le bénéfice se tient dans l’accès immédiat au document par les destinataires, et à un suivi fiable des transmissions d’information.
Les courriers sortants peuvent faire l’objet d’une stratégie impactant le poste de dépenses “Affranchissement”.
Comtptable
Enregistrement et envoi des factures
Plusieurs cabinets renommés ont réalisé des études, Hackett Group, Arthur D. Little, Markess, ils convergent vers un coût moyen de 14€ pour le traitement d’un seul document. (Saisie, approbation, classement, archivage, consultation…).
La gestion des factures fournisseurs dans une solution numérique, permet de mobiliser moins de temps aux comptables et administratifs. La reconnaissance automatique et l’indexation permettent de traiter, de saisir et d’archiver (mettre à disposition) les factures. Ce qui libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des factures clients peut être amélioré par l’automatisation des envois. Les contraintes oblige les entreprises en relation avec l’état (Mairie / CDC / Région…) de transmettre les factures sur un portail (CHORUS) selon les volumes il peut-être stratégique d’opter pour un lien automatisé.
Ressources Humaines
Contrats/Arrêts de Travail/Bulletins…
La loi du 12 mai 2009 règlement les conditions de la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés. Les entreprises qui ont fait le choix de gérer leurs Ressources Humaines traitent des volumes conséquents d’information sensible.
La dématérialisation permet de sécuriser les échanges d’information, des restrictions d’accès propre aux utilisateurs délimitent la traçabilité des données.
Des solutions d’envois numériques permettent d’éliminer le traitement sensible des bulletins de paie en interne. (Impression sur le copieur commun des bulletins, risque de fuite de données sensible…)
GED
Work Flow de validation/Classement automatique de document entrant…
A l’air du numérique, les utilisateurs prennent l’habitude de trouver tout et tout de suite ! L’archive numérique et le stockage sur un espace cloud répondent à cette attente.
Les commerciaux accèdent aux échanges et documents liés à leurs clients.
Les administratifs sont réactif et efficace dans la recherche de documents entrants et sortants.
Les comptables trouvent les factures et justificatifs instantanément, ce qui leur permet de répondre à toutes les sollicitations (fournisseurs, clients, expert comptable… ou en interne)
De la réception du document à son archivage, la nécessité de suivre son cheminement est réglementé, les entreprises doivent s’assurer d’une piste d’audit fiable.
Logiciels
Outils de Gestions et Comptables :
Progiciel : CRM / GPAO / ERP-PGI / Comptabilité / Paie / Dématérialisation…
Tous ces acronymes … bien compliqué de s’y retrouver
Il existe une multitude de solutions numériques pour accompagner les entreprises :
- La dématérialisation entrante
- Les progiciels de gestion client (CRM)
- Les progiciels de gestion globale (ERP ou PGI)
- Les progiciels de production (GPAO Industrie)
- Les progiciels de vente (Caisses…)
- Les progiciels de comptabilité
- Les progiciels de paie
- La dématérialisation sortante
Toutes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il est possible de les lier les unes aux autres.
Mais toutes ne sont pas adaptées ou adaptables.
Il faut prendre en considération plusieurs critères pour bien choisir :
- Les besoins et donc la stratégie à mettre en place.
De quoi a-t-on besoin ?
En fonction des outils existants ou l’absence d’outils, il est possible de compléter par des modules (progiciel qui cible un domaine)
Il est possible de prendre un outil complet qui part du démarchage client en passant par la gestion de la production (Achats/Stocks/Bon de Commande / Bon de Livraison) pour finir en comptabilité (Saisie automatique / Contrôle de TVA / Intégration de relevés bancaires / Paie / Bilan / Liasse fiscale)
Est-ce que l’on conserve le progiciel de facturation et on cherche un outil qui s’adapte ?
Est-ce que l’entreprise utilise un seul outil pour gérer de A à Z son schéma de gestion ?
En fonction de la taille de l’entreprise, tous les progiciels ne s’adaptent pas :
- Grande entreprise (GE)
- Entreprise de taille intermédiaire (ETI)
- Petite et moyenne entreprise (PME), petite entreprise
- Micro entreprise (TPE)
Il est important de ne pas se laisser séduire par les gros éditeurs de logiciels.
En pensant qu’un gros progiciel est gage de qualité et performances pour son entreprise.
Il faut aussi se demander quels partenaires pour son entreprise :
Les gros éditeurs internationaux de progiciel, les plus connus par les entreprises : SAGE / CEGID / EBP / SAP …
et d’outils de GED et de Dématérialisation : ZEENDOC / OPEN BEE / ALFRESCO / OODRIVE …
Les prestataires distribuent en direct leurs solutions ou passent par des distributeurs indépendants qui proposent leur progiciel et maintenance locale.
Parmi ces distributeurs locaux certains viennent proposer une solution dite OPEN SOURCE.
Il faut faire la distinction entre Editeur/Distributeur et Distributeur de solutions progiciels.
Solution Numérique
Il existe un multitude de solution numérique pour accompagner les entreprises :
- La dématérialisation entrante
- Les progiciels de gestion client (CRM)
- Les progiciels de gestion globale (ERP ou PGI)
- Les progiciels de production (GPAO Industrie)
- Les progiciels de vente (Caisses…)
- Les progiciels de comptabilité
- Les progiciels de paie
- La dématérialisation sortante
Chacune ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il est possible de lier les uns aux autres.
Mais toutes ne sont pas adaptées ou adaptables.
Critères : BESOINS
Il faut prendre en considération plusieurs critères pour bien choisir :
- Les besoins et donc la stratégie à mettre en place.
De quoi a-t-on besoin ?
En fonction des outils existants ou l’absence d’outils, il est possible de compléter par des modules (progiciel qui cible un domaine)
Il est possible de prendre un outil complet qui part du démarchage client en passant par la gestion de la production (Achats/Stocks/Bon de Commande / Bon de Livraison) pour finir en comptabilité (Saisie automatique / Contrôle de TVA / Intégration de relevés bancaire / Paie / Bilan / Liasse fiscal)
Est-ce que l’on conserve le progiciel de facturation est on cherche un outil qui s’adapte ?
Est-ce que l’entreprise utilise un seul outil pour gérer de A à Z son schéma de gestion ?
Critères : TAILLES
En fonction de la taille de l’entreprise, tous les progiciels ne s’adaptent pas :
- Grande entreprise (GE)
- Entreprise de taille intermédiaire (ETI)
- Petite et moyenne entreprise (PME), petite entreprise
- Micro entreprise (TPE)
Il est important de ne pas se laisser séduire par les gros éditeurs de logiciels.
En pensant qu’un gros progiciel est gage de qualité et performance pour son entreprise.
Critères : PRESTATAIRES
Il faut aussi se demander quelques partenaires pour son entreprise :
Les gros éditeurs internationaux de progiciel, les plus connues par les entreprises : SAGE / CEGID / EBP / SAP …
et d’outils de GED et de Dématérialisation : ZEENDOC / OPEN BEE / ALFRESCO / OODRIVE …
Les prestataires distribuent en directe leurs solutions ou passe par des distributeurs indépendants qui propos leur progiciel et maintenance locale.
Parmi ces distributeurs locaux certains viennent proposer un solution dite OPEN SOURCE.
Il faut faire la distinction entre Editeur/Distributeur et Distributeur de solutions progiciels.